[공공부문 혁신현장 7] 경북 영상회의 시스템

경북도는 전국 최초로 연격영상회의 시스템을 도입, 각종 업무의 실시간대 집행은 물론 민원서비스의 질적 향상을 도모하고 있다.

경상북도가 원격영상회의 시스템을 도입, 관내 지역 간 거리를 실시간대로 좁히고 기존의 한 자리에 모여서하는 회의문화를 바꿔 공직사회의 일하는 방식을 바꿔놓았다.

원격영상회의 시스템이란 첨단정보통신기술과 멀티미디어 기술을 활용해 2곳 이상 지역에서 동시에 1대 1 또는 1대 다자간 쌍방향으로 문자·음성·영상 등을 시행할 수 있는 시스템이다.

이 시스템은 도와 시·군간, 시·군과 다른 시·군간 업무협의에 신축성 있게 연결이 가능할 뿐만 아니
라 ▲실물 자료영성의 전송기능 ▲행사 장면과 방송중계기능 ▲음성인식에 의한 화면자동전환 기능 ▲회의내용 녹화 및 재생기능 등 다양한 역할이 가능하다.

경상북도는 1만9023㎢에 달하는 전국에서 가장 넓은 행정구역에 23개 시·군으로 구성돼 있는데 시·도와 달리 울릉군 같은 도서 지역과 영양·봉화·울진 등 관내 이동시에도 4~5시간씩 걸리는 등 원거리 산간오지가 많은 다양한 지역적 특성을 가지고 있다.

따라서 효율적인 대민서비스는 물론 도와 시·군 간에 이뤄지는 업무협의 등 행정 처리에 시간적·경제적 부담이 많았다. 실제로 도와 시·군 간의 각종 회의에 울릉군의 경우 1~2시간 회의에 3~4일간의 출장이 필요했는가 하면 다른 시·군 역시 1~2일이 소요되는 등 행정력 낭비가 매우 컸다.

이에 따라 경북도는 첨단 행정서비스 시스템이 반드시 필요하다는 인식하에 이를 도정의 역점사업으로 추진해 왔다.

지난 96년 정보통신부가 추진하고 있던 초고속 정보통신 지원 사업에 ‘지방자치단체의 영상회의’ 시범사업으로 경북도를 지원해 줄 것을 건의, 현장실사 및 엄격한 심가를 거쳐 같은 해 시범사업으로 채택 되었다.

96년 10월부터 97년 7월까지 추진해 온 시범사업 기간 동안 국비 4억2100만원, 지방비 1억900만 원 등 총 5억 3000만원의 예산을 투입해 도청과 울릉군을 비롯해 청송·영양 등 원거리 7개 군에 초고속국가망(T1급: 1544Mbps)의 전용회선을 이용한 영상회의 시스템을 구축, 97년 8월26일 개통식을 가졌다.

행정전화망 이용 회선료는 무료

“처음엔 어려움도 많았습니다. 회의 형식의 변화에 대한 기존 관행과 사고의 경직성, 신기술에 대한 두려움, 영상에 대한 거부감 등으로 이용률은 극히 저조했습니다.”

경복도 정보지원담당관실의 김홍인(金弘仁) 사무관은 시스템 설치이후 겪은 어려웠던 점을 말하면서 특히 “시범사업 시 구축한 전용회선을 전 시·군으로 확대했을 경우 연간 회선사용료로 약 6억 원 막대한 예산이 소요될 것으로 예상 돼 열악한 지방재정으로는 엄청난 부담이었다”고 설명했다.

이에 경북도는 회선사용료 절감방안을 다각도로 검토하는 한편 영상회의 시스템의 전 시·군 설치 및 활용방안을 적극 강구하게 되었다.

회선사용료 절감대책으로 전국 단일 망으로 운영되고 있는 ‘지방행정전화망’의 여유회선을 이용해 다양한 시범을 실시한 결과, 화질 상에 약간의 차이가 있었으나 영상회의망의 통합·운영에는 큰 지장이 없다고 판단, 기존 전용망을 해지하는 등 회선사용료 전액을 절감할 수 있었다.

영상회의 시스템 운영에 소요되는 비용 중 대부분을 차지하는 회선 사용료를 한 푼도 안들이게 된 것이다.

이와 함께 98년 9월부터 99년 2월까지 6개월간 나머지 16개 시·군에 대해서도 영상회의 시스템을 확대 설치함으로써 세계적으로도 가장 많은 사이트(25개)를 연결한 사례로 기록되기도 했다.

영상회의 시스템이 정착되기까지는 기관장인 이의근(李義根) 도지사의 정보화에 대한 의지가 무엇보다 중요했다. 지사주재 회의는 가능한 한 영상회의로 유도하는 등 ‘영상회의시스템 운영규정’을 제정, 도청 각 실·과 주관의 각종 회의 및 교육도 영상회의로 대체토록 하는 한편 회의와 관련한 모든 출장을 통제했다.

또 각 부서 업무추진실태를 평가해 인센티브를 부여하는 ‘부서별 인센티브’ 평가항목에 영상회의 시스템의 활용실적을 반영하는 등 활용도를 높이기 위한 노력을 꾸준히 전개해 왔다.

그 결과 연평균 활용률이 33회에 불과했던 것이 올해의 경우 6월 현재 40회로 늘어나는 등 올해를 기점으로 정착단계에 접어들고 있다.

앞으로 각종 회의의 80% 이상을 영상회의로 대체해나갈 계획이다.

정부도 지난 달 20일 국무회의에서 ‘국무회의 규정 중 개정령안’과 ‘차관회의 규정 중 개정령안’을 심의·의결, 영상회의장에 참석한 경우도 회의 구성의 정족수로 인정토록 함으로써 원격영상회의가 행정내부에 정착될 수 있는 법적 기반을 마련했다.

주민참여 영상 민원실 운영 추진

이같이 영상회의 시스템 설치 이후 거둔 직접적인 성과는 97년 설치 이후 현재까지 140회의 활용 실적으로 6억 원 가량의 출장비 절감과 회의에 낭비되는 9만여 근무시간을 줄이는 효과로 총 12억 원의 예산절감 효과를 거뒀다.

또 회의준비 등 불필요한 업무가 줄어들어 행정 생산성이 크게 제고되는 효과도 거두었다.

활용사례도 다양하다.

우선 민원서비스의 질을 획기적으로 개선했다. 도지사와 ‘도만과의 대화’를 통한 지역현안 사항 수렴 및 담당공무원과 민원인이 대화를 통해 그 자리에서 민원을 해결함으로써 이해 관계자가 직접 참
여하는 행정심판의 기능을 맡고 있다.

관내 상주대학이 운영하는 도와 구미시·영천군 공무원 약 150명을 대상으로 한 산업체 위탁교육도 이 시스템을 무상으로 이용함으로써 강의실에서 교수의 강의를 직접 듣는 것과 같은 효과를 거두고 있어 영상 교육을 통한 디지털 환경에 적응할 수 있는 지식행정 인프라 구축에도 기여하고 있다.

경북도는 또 다가오는 장마철에 대비해 홍수피해 등 재난·재해 사고 시 효과적으로 대응할 수 있도록 소방본부 헬기에 영상장비와 무선 전송장비를 탑재해 현장중계가 가능하도록 영상회의 시스템을 더욱 발전시켜 나가고 있다.

김장주(金章周) 정보통신담당관은 “앞으로 도민의 이용률을 제고하기 위해 주소기업의 바이어 상담 등 민간이나 기업체는 물론 각종 사회단체가 이를 적극 활용할 수 있도록 무료 개방할 계획”이라며 이와 함께 “도민과의 대화를 통한 도정개선을 위해 산문고와 같은 ‘영상 민원실’ 운영 등 지역 주민이 직접 참여하는 소프트웨어 개발에도 더욱 힘써 나갈 것”이라고 말했다.

김 과장은 나아가 “우리나라를 포함해 일본·중국 등 5개국 34개 자치단체가 참여하는 ‘동북아자치단체국제연합’ 회원 간에도 영상을 통한 교류 협력도 적극 추진해 나갈 계획” 이라고 밝혔다.

경북도는 이렇듯 영상을 통한 민원서비스의 질을 개선하는 등 행정의 생산성 및 능률성을 향상시켜 디지털시대에 걸맞는 과학기술행정을 실현해 나가고 있다.